Ein TRIP in 8 Schritten – aus der Praxis für die Praxis (Teil1)
Aktualisiert: 23. Jan.
Hallo, ich bin Udo. Bis 2017 war ich in leitender Position in einem großen Konzern. Viele Standorte auf der Welt verteilt, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner. 2 mal im Monat eine Reise in irgendein Land der Welt.
Seither habe ich mich selbständig gemacht. Gemeinsam mit meiner Mitgründerin Patrizia habe ich ein Startup gegründet: TRIP*PERFECT. Warum?
Auch mit oder nach COVID werden persönliche Treffen zwischen Geschäftspartnern wichtig sein. Parallel werden Online-Meetings per Videokonferenz fester Bestandteil unserer Welt bleiben – glücklicherweise.
Ich sehe mich als Digital Native – papierlos, digital organisiert, und das schon beginnend in den 80er Jahren.
Bei Reisen geht heute sehr viel digital. Buchungsplattformen, Reisewege und -zeiten über digitale Karten, Kommunikation über email und Chats, zentrale Reisedokumente in der Cloud, Tickets in den Buchungs-Apps – doch deckt das wirklich die Reise ab?
Werfen wir einen Blick in das Geschehen.
1. Mein Kunde ruft an – jetzt aber los!
Mein Kunde ruft an. Er hat seinen Standort in China. Er möchte mich nächste Woche vor Ort sehen. Unsere Lieferungen verursachen bei ihm ein Problem.
Ich rufe meine Assistenz. Erkläre ihr, was ich dringend brauche: Einen Flug sofort, bevor alles ausgebucht ist. Aber bitte Alternativen vorlegen, um die praktischste und gleichzeitig ökonomisch vertretbare Verbindung auswählen zu können. Unser Vertreter in Shanghai muss mit zum Kunden. Er soll ein Vorgespräch organisieren, den Transport zum Kunden nach Hangzhou organisieren, Unterkünfte buchen. Nach dem Kundetermin ein Nachgespräch. Und – natürlich muss mein Qualitätschef mit. Meine Assistenz fragt, ob sie den Rückflug gleich mit anfragen soll. Nein, bitte noch warten.
2. Meine Assistenz beginnt zu planen – ruhig Blut, nur kein Stress
Meine Assistenz sperrt erst einmal meinen Terminkalender. Dann richtet sie eine Anfrage an unser Reisebüro zu Flugmöglichkeiten. Sie informiert unseren Vertreter in Shanghai über den Vorgang und die Bitten um Organisation vor Ort. Ach so, und sie weiß, dass ich auch eine Anfahrt zum Flughafen brauche. Also Bahn oder Fahrer als Alternativen beschaffen. eMail an den Qualitätschef. Und sie kennt mich: Ein Vorgespräch mit ihm sofort.
3. Shanghai beginnt zu planen – wer noch?
Der Vertreter in Shanghai informiert seine Assistenz, die zu planen beginnt. Ebenso fängt mein Qualitätschef an zu planen – gemeinsam mit seiner Assistenz.
"Zum Glück bekomme ich davon nicht viel mit"
Jetzt schließen sich die Assistenzen kurz. Telefonieren, chatten mailen, schicken sich Infos, Dokumente, … Wer weiß was? Wie ist der Stand in Shanghai? Hoppla, weiß das der Qualitätschef?
Es beginnt, unübersichtlich zu werden.
4. Der Vertrieb erfährt davon – ein weiterer Mitspieler
Der Vertriebschef hat vom Kunden erfahren, dass es ein Problem gibt. Gerade jetzt, wo die wichtige Akquisition eines neuen Auftrags ansteht. Da will er unbedingt dabei sein, der Auftrag darf nicht gefährdet werden.
"Telefonate, eMails, … der Informations-Tsunami rollt."
Meine Assistenz muss ihn schnell auf den neuen Stand bringen. Also alle Dokumente rüberschieben, welche Infos aus welcher eMail noch mal? Jetzt muss doch eine Excel-Tabelle her für den Überblick! Mist, ich habe schon seit gestern die Flugvorschläge auf dem Tisch. Schnell auswählen. Ich hätte aber gerne meinen Qualitätschef auf dem Flug neben mir, um noch Wichtiges besprechen zu können. Ihn bitte informieren über meine Wahl. Telefonate, eMails, … der Informations-Tsunami rollt.